Les 4 étapes clefs de la rédaction du cahier des charges logistique
Si vous prévoyez de sous-traiter votre logistique il vous faudra mener à bien votre appel d’offre et trouver le prestataire qui vous convient. Ce processus passe notamment par une étape cruciale, qui n’est autre que la rédaction d’un cahier des charges (CDG).
Rédiger clairement vos attentes vous permettra de mieux négocier les conditions de votre contrat de collaboration, de faire part de vos exigences en termes de qualité et de performance à votre collaborateur, de définir les responsabilités de chacun et ainsi commencer la collaboration sur de bonnes bases. Voici quelques étapes pour vous aider à rédiger votre cahier des charges logistique.
Présentation
1. De votre entreprise
En tant que maître d’ouvrage (MOA : entreprise pour laquelle un projet est mis en œuvre), il est nécessaire que vous présentiez votre entreprise à votre maître d’oeuvre (MOE : entité en charge de la réalisation de votre projet). Pour ce faire, vous devrez répondre à certaines questions .
- Exemples : Quelle est la taille de votre entreprise ? Où cette dernière est-elle basée ? Quelle est votre activité ? Quelle est sa part de marché ? Dans quelle région, pays ou ville opère-t-elle ? Quelle est votre zone de chalandise ? Comment s’organise l’organigramme de votre entité ?
2. De votre système logistique actuel chiffré
Il est primordial que vous communiquiez l’état actuel de votre logistique ainsi que la place qu’elle occupe dans votre entreprise pour que votre futur collaborateur soit capable d’identifier les services participant au projet.
Voici quelques exemples à inclure dans votre cahier des charges :
- Estimation de la taille de votre stock
- Le nombre de commandes
- Votre nombre de palettes transportées
- Nombre de colis (poids, dimensions…)
Description du projet et de vos objectifs
1. Objectifs
Faites part de vos objectifs à atteindre à votre partenaire logistique ainsi que des enjeux qu’entraîne un tel projet. De cette manière il pourra évaluer ses capacités à satisfaire les besoins de votre entreprise.
Étant un expert en logistique, il pourra éventuellement vous aider à fixer des objectifs plus réels et réalisables que les objectifs que vous vous étiez fixés.
2. Description du nouveau système logistique attendu
Pour que la relation de sous-traitance soit bénéfique pour tous, il faudra que vous définissiez les services et prestations que vous souhaitez contracter.
- Services partagés : vous partagerez avec d’autres entreprises certaines activités opérées par votre prestataire. Cette solution est considérée comme étant plus économique car elle dépend directement de votre volume d’activité.
- Services exclusifs : le prestataire se charge de gérer uniquement les services logistiques de votre entreprise. Si vous décidez d’opter pour cette solution, sachez qu’elle est évidemment plus onéreuse que la première mais permet de contracter un service expert qui est en principe plus élevé.
- Réception et identification des commandes
- Stockage : en colis, palettes...
- Gestion des retours
- Préparation des commandes
3. Planification
L’une des étapes les plus importantes de la rédaction de votre cahier des charges passe par la mise en place d’un calendrier d’exécution clair, précis et daté. Le calendrier inclut les dates d'échéances et étapes que votre maître d’oeuvre devra respecter.
Restructuration du système logistique actuel
Restructurer votre système logistique permettra à l’ensemble de votre entreprise de s’adapter plus rapidement. Les modifications à effectuer sont les suivantes :
1. Organigramme fonctionnel de l’entreprise :
En contractant un prestataire logistique, votre organigramme se verra directement affecté par ce changement. Vous devrez définir les points suivants :
- Le nombre de personnes mobilisées
- Les services concernés par les changements de fonctionnement logistiques
- Prévoir un organigramme en accord avec votre nouveau système logistique.
- Mettre en place un plan de reconversion du personnel affecté par cette restructuration.
2. Restructuration du modèle de communication actuel
Puisque certains départements se verront affectés par la collabortion, veillez à revoir votre processus de communication. Faites en sorte que les deux parties soient impliquées et que la communication interne soit fluide. Il est indispensable de faire cette restructuration notamment pour définir un processus de communication à respecter pour la résolution d’imprévus.
Clauses juridiques
Cette section devra inclure les parties concernées par le présent cahier des charges ainsi que toutes les clauses juridiques pouvant être pertinentes en cas de litiges comme par exemple :
- Clause de pénalité en cas de non-respect des délais d’échéances fixés avec votre maître d’oeuvre logistique.
- Clause de pénalité en cas de non-respect des délais de paiement.
- Tribunaux compétents en cas de litige.
Comme vous pouvez le constater, votre cahier des charges est un document dans lequel vous définissez tous les éléments importants pour procéder à la restructuration de votre logistique actuelle avant de passer à la sous-traitance. Grâce à ce document, vous aurez tous les éléments entre vos mains pour commencer à chercher le prestataire logistique ou maître d’oeuvre, le plus à même de mener à bien votre projet.